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Handbuch für Admins – FCE Mannschaftsverwaltung

Stand: 11. Mai 2026

Zielgruppe: Admin / Superuser mit vollständigen Verwaltungsrechten

✨ Neu im Mai 2026: Design-Update + Nav-Restruktur

Admin-Bereich ist jetzt ein eigenes Menü

Der „Admin-Bereich" sitzt nicht mehr unter „Mehr → Admin", sondern als eigener Hauptmenü-Eintrag „Admin ▾" (nur sichtbar wenn is_admin in deiner Session). Das Dropdown ist in drei Sektionen gegliedert:

Vereinsverwaltung

Trainer & Mannschaften

Eltern & Spieler

System

Platzvergabe-Dropdown vollständig

Alle 9 Platzvergabe-Funktionen aus dem alten Burger-Menü stehen jetzt im „Platzvergabe ▾"-Dropdown:

Dunkelmodus, Account-Menü, Hilfe-Icon

Siehe Trainer-Handbuch — gleiches Verhalten.

Cron-Setup für FDE-Sync

Der frühere „fussball.de-Sync"-Button im UI ist jetzt ein Cron-Job. So richtest du ihn ein:

  1. Admin → System → Cron-Jobs öffnen
  2. Token kopieren
  3. Auf der Hetzner-VM: sudo crontab -e
  4. Eintrag einfügen (z.B. dreimal täglich):
   0 6,12,18 * * * curl -fsS "https://fcerheine.kickdesk.de/cron/spielplan-sync?token=DEIN_TOKEN" > /dev/null 2>&1
  1. Lauf-Log unter /admin/cron zeigt dir nach jeder Ausführung Status + Ausgabe.

FDE-Sync-Bugfix

Der frühere Bug, der bei jedem Sync Duplikat-Einträge ohne Mannschaftszahl ('E', 'F', 'C' statt 'E4', 'F6', 'C1') angelegt hat, ist behoben. Beim ersten Live-Sync nach dem 04.05.2026 wurden ~57 Altlasten in der Live-DB aufgeräumt (Backup unter /data/backups/mannschaften.before-cleanup-*.db).

Theme-Persistenz: neue DB-Spalte

auto_migrate() legt beim nächsten Container-Start die Spalte user.theme_preference VARCHAR(10) DEFAULT 'system' an. Falls sie fehlt: einmal docker compose restart. Wenn auch das nicht greift, manuell:

docker exec kickdesk-fcerheine python3 -c "
import sqlite3
con = sqlite3.connect('/data/mannschaften.db')
con.execute(\"ALTER TABLE user ADD COLUMN theme_preference VARCHAR(10) NOT NULL DEFAULT 'system'\")
con.commit()
print('OK')
"

Inhaltsverzeichnis

  1. Einstieg & Übersicht
  2. Rollen & Berechtigungen
  3. Vereinskonfiguration
  4. Mannschaftsverwaltung
  5. Trainer-Verwaltung
  6. Saisonwechsel
  7. Passwesen & Neuanmeldungen
  8. DFBnet & fussball.de Integration
  9. Platzvergabe & Trainingsplan
  10. Plätze & Halbplatz-Teilung
  11. Kalender & Plan-Ansichten
  12. AppModule (Feature-Flags) & Modul-Verwaltung
  13. Nachrichten-Vorlagen für Trainer
  14. Vereinsnachrichten versenden
  15. Eltern-Portal & Spiele-Synchronisation
  16. Spieler-Accounts verwalten
  17. Test-Mannschaften & Beta-Features
  18. SMTP-Konten & Mail-Rollen
  19. Tickets-Übersicht
  20. Trainer-Anleitungen verwalten
  21. DSGVO Spieler-Unterschriften
  22. Wartelisten verwalten
  23. Werbung & AdSense
  24. Lokale Sponsoren
  25. Backups & Datenschutz
  26. Häufige Fragen

1. Einstieg & Übersicht

Die Admin-Übersicht ist das Kommandozentrum für Vereinsverwaltung. Sie finden hier auf einen Blick:

So greifen Sie aufs Admin-Dashboard zu

Nach dem Login: Admin (Hamburger-Menü rechts oben) → Übersicht

Hier sehen Sie alle offenen Aufgaben als farbig gekennzeichnete Karten:

Alle Zahlen sind anklickbar und führen direkt zur Detailseite.

2. Rollen & Berechtigungen

Die App unterscheidet fünf Trainer-Rollen:

| Rolle | Berechtigungen | Verwendung |

|-------|---|---|

| Trainer | Spielerlisten verwalten, Neuanmeldungen freigeben | Standard für alle aktiven Trainers |

| Cheftrainer | + Textvorlagen bearbeiten | Verbandsverantwortlicher pro Mannschaft |

| Sportl. Leiter Jugend | + Alle Jugend-Mannschaften sehen | Koordination aller U-Teams |

| Sportleiter Senioren | + Alle Senioren-Mannschaften sehen | Koordination aller Herren-Teams |

| Admin | + System-Befugnisse | Vereinsverwaltung, Saisonwechsel, DFB-Import |

Super-User vs. Admin

Rollen zuweisen

Admin → Trainer-Verwaltung → Trainer auswählen → Rollen bearbeiten

Hinweis: Ein Trainer mit einer Rolle (z.B. Cheftrainer) sieht automatisch alle Mannschaften, die diese Rolle erfordern.

3. Vereinskonfiguration

Logo & Farben

Admin → Vereinskonfiguration → Logo & Farben

Logo hochladen

  1. PNG mit transparentem Hintergrund vorbereiten (mind. 192×192 px)
  2. Datei hochladen
  3. Das Logo wird verwendet als:

Vereinsfarben anpassen

  1. Primärfarbe wählen (Navigation, Buttons, Header)
  2. Sekundärfarbe setzen (Akzente)
  3. Speichern
  4. Browser-Tab neu laden, um Änderungen zu sehen

⚠️ Die Farben beeinflussen das gesamte Design – testen Sie, ob Kontraste ausreichend sind.

Vereinsdaten & fussball.de Integration

Admin → Vereinskonfiguration → Vereinsdaten

Diese Daten sind Voraussetzung für:

4. Mannschaftsverwaltung

Neue Mannschaft anlegen

Admin → Übersicht → + Neue Mannschaft (oder direkt über Mannschaftsseite)

Felder:

Speichern.

⚠️ Vorsicht beim Löschen: Eine gelöschte Mannschaft löscht auch alle zugehörigen Spieler, Neuanmeldungen und Platzvergaben. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden. Nutzen Sie stattdessen Deaktivieren.

Mannschaft deaktivieren (statt löschen)

  1. Mannschaftsseite öffnen
  2. Deaktivieren klicken
  3. Mannschaft ist weiterhin in der Historie sichtbar, neue Spieler können nicht hinzugefügt werden

Trainer zur Mannschaft zuweisen

Admin → Trainerverwaltung → Trainer → Mannschaften verwalten

Hier können Sie dem Trainer Mannschaften zuweisen, für die er verantwortlich ist.

5. Trainer-Verwaltung

Neue Trainer freischalten

Trainer registrieren sich selbst über einen Einladungslink. Sie erscheinen dann unter Admin → Übersicht → Ausstehende Trainer-Registrierungen.

Freischaltung:

  1. Trainer in der Liste auswählen
  2. Freischalten klicken
  3. Trainer erhält automatisch eine E-Mail mit Bestätigung

⚠️ Duplikate: Wenn ein Trainer mit gleicher E-Mail bereits existiert (aber in anderem Status), warnt die App Sie. Sie können die E-Mail dann zusammenführen (alt mit neu zusammenmergen und delete).

Trainer bearbeiten / deaktivieren

Admin → Trainerverwaltung → Trainer auswählen

Sie können hier:

Trainer-Anschreiben (Batch-E-Mail)

Admin → Trainer-Anschreiben

Sie können einer Gruppe von Trainern eine E-Mail schreiben (z.B. alle Cheftrainer oder alle einer Mannschaft). Die App generiert automatisch Beiträge mit [MID-X]-Token für Antwort-Tracking.

6. Saisonwechsel

⚠️ Nur für Super-User freigegeben – ein sehr sensitiver Prozess!

Ablauf beim Saisonwechsel

  1. Alte Saison umbenennen – z.B. 2024/25 → 2024/25 (archiviert)
  2. Neue Saison aktivieren – z.B. 2025/26 wird zur aktuellen Saison
  3. Spieler hochziehen – Optionalweise automatisch zur nächsthöheren Altersgruppe verschieben
  4. Alte Saison archivieren – In die Historie verschieben, Read-Only

So führen Sie einen Saisonwechsel aus:

Admin → Saisonwechsel

Schritt 1: Alte Saison umbenennen

  1. Saison-Name ändern (z.B. 2024/25 → 2024/25 (archiviert))
  2. Speichern

Schritt 2: Neue Saison aktivieren

  1. Neue Saison-ID / Name angeben
  2. Aktivieren klicken

Schritt 3: Spieler hochziehen (optional)

Schritt 4: Alte Saison archivieren

⚠️ Vorsicht: Ein Saisonwechsel kann nicht rückgängig gemacht werden. Erstellen Sie vorher ein Backup (siehe Kapitel 12).

7. Passwesen & Neuanmeldungen

Workflow einer Neuanmeldung

Eine typische Neuanmeldung durchläuft folgende Status:

  1. neu – Gerade erfasst, Trainer wird benachrichtigt
  2. passantrag – Eltern haben Passantrag eingereicht (Upload)
  3. unterlagen_erhalten – Trainers haben Unterlagen erhalten
  4. abgeschlossen – DFB-Abgleich bestätigt, Spieler ist freigegeben

Neuanmeldung erfassen

Admin oder Trainer → Neuanmeldungen → + Neue Anmeldung

Felder:

Status wird automatisch auf neu gesetzt.

Unterlagen verwalten

Admin → Upload-Verwaltung

Hier sehen Sie alle hochgeladenen Dateien:

⚠️ Dateien werden automatisch umbenannt nach Schema: Nachname Vorname - Beschreibung.ext

Email-Notifikationen für Neuanmeldungen

Wenn eine Neuanmeldung erfasst wird, erhalten berechtigte Trainer automatisch E-Mails. Die E-Mail enthält einen Token wie [NID-123], womit sie antworten können.

Textvorlagen verwalten:

Admin → Textvorlagen

Vorlagen steuern den Inhalt von Benachrichtigungs-E-Mails:

| Vorlagen-Titel | Auslöser | Platzhalter |

|---|---|---|

| neuanmeldung_neu | Neue Anmeldung | {name}, {vorname}, {mannschaft} |

| neuanmeldung_passantrag | Status → passantrag | {name}, {vorname}, {mannschaft} |

| neuanmeldung_unterlagen | Status → unterlagen_erhalten | {name}, {vorname}, {mannschaft} |

| neuanmeldung_genehmigt | Nach DFBnet-Abgleich | {name}, {vorname}, {mannschaft}, {passnummer}, {spielrecht_pflicht}, {spielrecht_freundschaft} |

8. DFBnet & fussball.de Integration

DFBnet-CSV-Import

Mit diesem Feature importieren Sie eine CSV-Liste mit Mitgliedsnummern vom DFB direkt in die App.

Admin → DFBnet / Import

  1. CSV-Datei mit folgendem Format bereithalten:
   Mitglieds-Nr; Nachname; Vorname; Geburtsdatum; ...
  1. Datei hochladen
  2. Die App matched Spieler automatisch: Nachname Vorname → gefundener Spieler in der DB
  3. Zuordnungen überprüfen – Manuell korrigieren, falls nötig
  4. Speichern – Mitgliedsnummern werden zugewiesen

⚠️ Die App zeigt Duplikate und Fehler-Matches an – bitte vor dem Speichern überprüfen.

fussball.de Team-IDs zuordnen

Mit dieser Funktion verlinken Sie Ihre Mannschaften mit den entsprechenden Team-IDs auf fussball.de (für Spielplan-Sync).

Admin → DFBnet / Import → fussball.de Team-Zuordnung

  1. Auf fussball.de die Vereinsseite öffnen
  2. Browser-Quelltext kopieren (Strg+U)
  3. Quelltext hier einfügen und URLs erkennen klicken
  4. Die App extrahiert automatisch Team-IDs und URLs
  5. Zuordnung bestätigen – Mannschaften mit Team-IDs matchen
  6. Speichern

⚠️ Die automatische Erkennung erfasst nur Herren-Teams. Jugend-Teams (A1, B1 …) müssen Sie per URL-Paste manuell ergänzen.

Spielplan-Sync von fussball.de

Admin → DFBnet / Import → Spielplan-Sync

  1. Alle Team-IDs müssen vorher zugeordnet sein (siehe oben)
  2. Sync starten klicken
  3. Die App ruft den Spielplan von fussball.de ab und importiert Spiele automatisch

⚠️ Konflikt-Handling: Falls ein Spiel bereits existiert (Zeit/Gegner unterscheidet sich), wird es als Konflikt markiert. Sie können dann entscheiden: Übernehmen (neue Daten) oder Ignorieren (behalten Alt).

9. Platzvergabe & Trainingsplan

Plätze verwalten

Admin → Platzverwaltung

Sie können hier alle verfügbaren Plätze definieren:

Spiele zu Plätzen zuordnen

Spielplan-View → Spiel klicken → Platz zuordnen

Trainingsplan

Trainer → Trainingsplan

Jede Mannschaft kann einen wöchentlichen Trainingsplan haben:

Der Plan ist in der Trainer-App für Spieler sichtbar.

10. Plätze & Halbplatz-Teilung

Neu in Mai 2026: Plätze können jetzt in Hälften (A/B) oder Drittel (A/B/C) aufgeteilt werden – ideal, wenn E/F/G-Teams zur gleichen Zeit auf demselben Platz trainieren oder spielen.

Platz-Konfiguration erweitern

Admin → Platzvergabe ▾ → Plätze verwalten

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Platzes:

  1. Name – z.B. „Naturrasenplatz 1"
  2. Adresse & GPS – für Maps
  3. Max. gleichzeitig (neu!) – Dropdown mit drei Optionen:
  1. Ausstattung – Kabinen, Flutlicht, etc.

Diese Einstellung steuert, ob in Spiel- und Trainings-Formularen das Halbplatz-Dropdown sichtbar ist.

Halbplatz-Zuweisungen bei Trainings & Spielen

Wenn ein Platz als teilbar konfiguriert ist (Max. gleichzeitig = 2 oder 3):

So können Sie zwei E-Teams parallel auf demselben Naturrasen trainieren, ohne Konflikte zu erzeugen.

Auto-Halbplatz-Zuweisung beim FDE-Sync

Neu: Wenn Sie Spiele vom fussball.de importieren (Spielplan-Sync) und mehrere E/F/G-Spiele zur exakt gleichen Zeit auf dem gleichen teilbaren Platz landen, verteilt die App sie automatisch auf freie Hälften:

Wichtig:

Der Sync läuft sowohl beim manuellen Button (/admin/dfbnet-import → „Spielplan-Sync starten") als auch beim automatischen Cron-Job alle Stunden.

11. Kalender & Plan-Ansichten

Neu: Trainer sehen nicht nur eine Wochenliste, sondern auch eine interaktive Plan-Ansicht im Kalender und in Training/Platzvergabe-Bereichen.

Kalender-Plan-Ansicht

Kalender (Hauptmenü) → Plan-Ansicht (Standard)

Die neue Standard-Ansicht ist ein Tages-Raster:

Auf Mobile: Nur Sidebar wird angezeigt (Platz-Grid ist zu groß).

Konflikt-Erkennung: Die App zeigt automatisch an, wenn 2+ Trainings/Spiele auf gleichem Platz + gleicher Zeit stattfinden. Wichtig: A und B eines geteilten Platzes gelten NICHT als Konflikt (das ist Absicht).

Training & Platzvergabe Plan-Ansichten

Training ▾ → Plan-Ansicht (oder Wochenplan für alte List-View)

Platzvergabe ▾ → Plan-Ansicht (oder Wochenliste für alte List-View)

Beide zeigen das gleiche Raster-Layout, aber gefiltert:

Toolbar oben:

Click-to-Edit & Drag & Drop

Trainer mit passender Berechtigung (kann_training, kann_platzvergabe) können:

Das spart Zeit bei der Platzvergabe!

12. AppModule (Feature-Flags) & Modul-Verwaltung

Mit AppModulen können Sie Funktionen global aktivieren/deaktivieren – ohne Code zu ändern. Das System ermöglicht es Ihnen, neue Features schrittweise einzuführen und als Beta zu markieren.

Modul-Verwaltung öffnen

Admin → Vereinsverwaltung → Module

Hier sehen Sie alle verfügbaren Module (z.B. Eltern-Portal, Spielplan-Sync, Passwesen, Trainer-Anleitungen).

"Was ist neu"-Banner nach Updates

Wenn Ihr Admin-Team ein Update mit neuen Features deployed, erscheint automatisch ein gelbes Banner auf dem Admin-Dashboard:

✨ Neu: X Module verfügbar

Dieses Banner zeigt an, dass neue Features hinzugekommen sind. Es funktioniert folgendermaßen:

  1. Oben im Admin-Dashboard – Gelber Hinweis mit "Was ist neu"-Link
  2. Admin → Module – Oben auf dieser Seite eine separate gelbe „Was ist neu"-Sektion mit allen neuen Modulen
  3. Pro Modul: Sie sehen zwei Buttons:
  1. Alle gesehen-Button – Klick hier, um alle "Was ist neu"-Hinweise auf einmal zu löschen

Ein Modul verwalten

Für jedes Modul in der Liste haben Sie diese Kontrollen:

| Element | Erklärung |

|---------|-----------|

| Global aktiv (✓/✗) | Modul an- oder ausschalten. Wenn deaktiviert, verschwinden zugehörige Menü-Einträge (z.B. Anleitungen-Link). |

| Beta-Badge (🔶/–) | Zeigt im Menü einen "⚠️ BETA"-Hinweis, um Trainer zu warnen. |

| Alle aktivieren | Schaltet das Modul für alle berechtigten Trainer ein (nicht nur Admin-Sicht). |

| Schlüssel (Code) | Interne Kennzeichnung, z.B. trainer_anleitungen. |

Beispiel: Trainer-Anleitungen-Modul

Das erste Modul, das mit diesem System verwaltet wird:

So können Sie Tests durchführen oder Features gezielt für bestimmte Zeit abschalten, ohne Code zu ändern.

Workflow: Neues Feature mit Vorsicht einführen

  1. Nach Update → Gelbes "Was ist neu"-Banner erscheint
  2. In Admin → Module: Neues Modul ist dort sichtbar
  3. Testen:
  1. Bei Problemen: Modul schnell Global aktiv = Aus setzen
  2. Nach Test: Trainer sehen die Funktion im Menü; Sie können später „Gesehen" klicken, um den Hinweis zu löschen

Verwendungsfall: Sie möchten das Eltern-Portal für bestimmte Mannschaften testen, bevor es für alle freigegeben wird. Sie aktivieren das Modul global, aber nur ausgewählte Trainer erhalten das Feature-Flag. Admin sieht immer alles.

13. Nachrichten-Vorlagen für Trainer

Neu Mai 2026: Admins können jetzt zentrale Nachrichtensevorlagen verwalten, die alle Trainer verwenden können — ideal um einheitliche, vorgefertigte Inhalte bereitzustellen.

Vorlagen verwalten

Admin → Vereinsverwaltung → Nachrichten-Vorlagen (oder direkt /admin/nachrichten-vorlagen)

Hier sehen Sie alle Vereins-Vorlagen (zentral vom Admin gepflegte Templates) und können diese bearbeiten oder löschen.

Neue Vorlage erstellen

Klick auf + Neue Vorlage:

| Feld | Erklärung |

|------|-----------|

| Titel | Kurzer Name (z.B. „Training fällt aus") — wie Trainer die Vorlage im Dropdown finden |

| Betreff | Vorgefertigter Mail-Betreff (z.B. „Training Montag fällt aus wegen {grund}") |

| Text | Vorlage-Text mit Platzhaltern (z.B. „Liebe Eltern,\n\ndas Training am {datum} entfällt.\n\n{grund}\n\nViele Grüße,\n[Trainername]") |

| Standard-Audience | Wer ist die Zielgruppe? „Eltern", „Spieler" oder „Beide" — wird als Vorauswahl im Trainer-Formular angezeigt |

| Sortierung | Zahlenwert — Vorlagen mit niedriger Zahl stehen oben in der Liste |

Platzhalter, die Trainer später ersetzen können:

Speichern.

Vorlage bearbeiten / löschen

  1. Vorlage in der Liste auswählen
  2. Bearbeiten klicken — Felder ändern und speichern
  3. Oder Löschen — Vorlage wird sofort entfernt (nicht aus historischen Nachrichten!)

Hinweis: Das Löschen betrifft nur die Vorlage selbst, nicht bereits versendete Nachrichten.

Trainer-Sicht

Trainer sehen alle Vereins-Vorlagen (diese) und zusätzlich ihre eigenen persönlichen Vorlagen (die sie selbst angelegt haben) — gruppiert im Dropdown beim Nachrichten-Versenden.

14. Vereinsnachrichten versenden

Neu Mai 2026: Admins/Superuser können jetzt vereinsweit an Eltern & Spieler eine Nachricht versenden — gefiltert nach Altersgruppe.

Wann brauchst du das?

Vereinsnachricht senden

Admin → Vereinsnachricht versenden (oder direkt /admin/vereinsnachricht/neu)

Das Formular funktioniert ähnlich wie Trainer-Nachrichten, hat aber zusätzlich Altersgruppen-Filter:

Schritt 1: Vorlage (optional)

Schritt 2: Empfänger filtern

Beispiel: Du stellst „Alter von 6, Alter bis 12" ein → nur Bambini-Spieler mit Eltern erhalten die Nachricht.

Schritt 3: Betreff & Text

Schritt 4: Versenden

Wichtig: DSGVO bei Push-Notifications

⚠️ Datenschutz-Hinweis:

Push-Benachrichtigungen setzen voraus, dass:

  1. Eltern/Spieler die App als PWA installiert haben (Home Screen auf iPhone/Android)
  2. Push-Berechtigung am Gerät erteilt haben (Pop-up beim ersten Besuch)

Falls Push nicht verfügbar/deaktiviert ist → Fallback auf E-Mail (automatisch).

Dokumentiere, dass Vereinsnachrichten per Push + Mail versendet werden (für DSGVO-Compliance).

15. Eltern-Portal & Spiele-Synchronisation

Das Eltern-Portal wurde erheblich erweitert. Eltern sehen jetzt ihre Spiele und Trainings direkt im Dashboard und können diese als iCalendar (.ics) abonnieren.

Spielplan-Synchronisation zum Dashboard

Neu: Wenn Spiele in der Platzbelegung eingetragen sind, werden diese automatisch im Eltern-Dashboard angezeigt:

Admin → Platzvergabe (oder Spielplan-Sync)

Trainingszeiträume anzeigen

Trainings werden aus der Trainingszeiten-Tabelle pro Mannschaft angezeigt:

Trainer → Mannschaftsseite → Trainingszeiten verwalten

iCal-Abo für Eltern

Neu: Eltern können ihre Spiele & Trainings direkt ins Handy-Kalender importieren:

  1. Im Eltern-Dashboard unter „Kalender-Abo"
  2. Eltern wählen: Spiele + Training / Nur Spiele / Nur Training
  3. URL oder QR-Code → in Handy-Kalender einfügen
  4. Automatische Updates alle 2 Stunden

Technisch:

Zugriff überwachen

Admin → Übersicht → Eltern-Portal Status

Sie sehen:

Multi-Kind-Konsolidierung (automatisch)

Wichtig: Das System erkennt automatisch, wenn mehrere Kinder die gleiche E-Mail-Adresse verwenden und konsolidiert sie zu einem Account:

  1. Trainer schickt Einladungslink für Kind 1
  2. Eltern registrieren sich mit E-Mail xyz@example.com
  3. Trainer schickt späteren Einladungslink für Kind 2 (gleiche Familie, gleiche E-Mail)
  4. Portal erkennt: E-Mail ist bereits da → Kind 2 wird automatisch hinzugefügt
  5. Eltern sehen im nächsten Login: „Meine Kinder (2)" mit separaten Karten

Voraussetzung: Beide Einladungslinks müssen die gleiche E-Mail-Adresse haben. Das funktioniert am besten, wenn der Trainer beide Kinder in der Eltern-Registrierung hinterlegt.

Einladungslinks verwalten

Admin → Mannschaftseinladungen (oder über Mannschaftsseite)

16. Spieler-Accounts verwalten

Neu: Eine zentrale Übersicht für alle Spieler, die einen Elternteil-Account oder Spieler-Selbst-Account haben.

Admin → Spieler-Accounts (falls sichtbar)

Was Sie sehen

Eine Tabelle mit:

Funktionen

Konto-Übersicht

Probleme beheben

Aktionen

17. Test-Mannschaften & Beta-Features

Neu: Admins können Mannschaften als Test-Mannschaften markieren.

Was ist eine Test-Mannschaft?

Eine Mannschaft, die nicht im öffentlichen Anmelde-Wizard angezeigt wird:

Test-Mannschaft aktivieren

  1. Gehe zu Admin → Mannschaftsverwaltung
  2. Wähle die Mannschaft
  3. Im Mannschafts-Detail-Formular: Checkbox „Test-Mannschaft" aktivieren
  4. Speichern

Die Mannschaft ist jetzt versteckt aus:

Aber sichtbar für:

Beta-Features verwalten

Admin → Module verwalten

Für einzelne Mannschaften oder Trainer können Sie Beta-Funktionen testen:

18. SMTP-Konten & Mail-Rollen

Admin → Vereins-Einstellungen → SMTP-Konten

Rollen erweitert (Issue #37)

Jedes Mail-Konto kann eine spezifische Rolle haben, die steuert, welche automatischen E-Mails über dieses Postfach versendet werden:

| Rolle | Verwendung |

|-------|-----------|

| Passwesen | Neuanmeldungs-Benachrichtigungen an Trainer |

| Platzvergabe | Platzanfrage-Mails, Spielplan-Updates |

| Abmeldungen | Abmelde-Workflow-E-Mails (NEU) |

| Spielverlegung | Verlegungsmitteilungen (NEU) |

| Vorstand | Allgemeine Vereins-Kommunikation |

| Kasse / Buchhaltung | Finanzielle Mitteilungen |

So richten Sie ein Mail-Konto mit Rolle ein

  1. SMTP-Konto hinzufügen oder bearbeiten
  2. Im Feld Rolle die gewünschte Funktion auswählen
  3. Speichern

Hinweis: Pro Rolle darf es nur ein aktives Konto geben. Falls Sie ein zweites Konto für die gleiche Rolle setzen, wird das vorherige Konto automatisch aktualisiert.

Mail-Sync aktivieren

Kontrollkästchen „Eingehende Mails dieses Postfachs als Todos importieren" aktivieren, wenn:

Beispiel: Das Passwesen-Konto empfängt Fragen von Eltern zu Neuanmeldungen — diese werden als Todos gelistet.

19. Tickets-Übersicht

Admin → System → Tickets oder direkt /tickets

Neues Standard-Filter (Issue #27)

Die Tickets-Liste zeigt standardmäßig nur offene Tickets. Das reduziert das Chaos und konzentriert auf aktuelle Aufgaben.

Status einer Neuanmeldungen im Ticket-Workflow:

Alle Status anzeigen

Um alle Tickets unabhängig vom Status zu sehen, nutzen Sie den Filter:

So können Sie historische Tickets suchen oder abgeschlossene Fälle nochmal ansehen.

Tickets als Admin bearbeiten

  1. Ticket öffnen
  2. Antwortet der Admin, wird Status → beantwortet gesetzt
  3. Trainer/Nutzer können replizieren
  4. Wenn erledigt: Status → erledigt setzen
  5. Ticket verbleibt in der Liste, kann aber später sortiert/archiviert werden

20. Trainer-Anleitungen verwalten

Admin → Vereinsverwaltung → Trainer-Anleitungen oder direkt /admin/anleitungen

Neue Funktion (Issue #13)

Trainer können zentral Anleitungen, Vorlagen und Regelwerke hochladen und verwalten. Alle Trainer sehen diese Dokumente unter Anleitungen in der Kopfleiste (oder Anleitungen im mobilen Drawer).

Dokument hochladen

  1. Auf der Seite + Neue Anleitung hochladen klicken
  2. Felder ausfüllen:
  1. Hochladen klicken

Die Datei wird im System abgelegt und sofort allen Trainern zugänglich.

Dokumente verwalten

Bestehende Dokumente sind in Kategorien gruppiert. Jedes Dokument hat:

Hinweis: Die Änderungen an Metadaten sind sofort sichtbar. Wenn Sie Titel ändern, sehen Trainer beim nächsten Laden die neue Bezeichnung.

Trainer-Sicht

Trainer sehen die Anleitungen unter:

Dokumente sind nach Kategorie gruppiert und sortierbar. Trainer klicken einfach ⬇ Download um die Datei zu speichern.

21. DSGVO Spieler-Unterschriften

Hintergrund

Ab 14 Jahren benötigen Spieler eine eigene Unterschrift unter DSGVO-Erklärungen (Datenschutzerklärung, Einwilligung zu Foto-Veröffentlichung, etc.). Diese Funktion ermöglicht es dir, digitale Unterschriften einzusammeln — ohne dass Spieler in die App eingeloggt sein müssen. Die App speichert Unterschrift, IP-Adresse und Browser-Informationen für Compliance.

Spieler-Unterschrift-Übersicht

Admin → Vereinsverwaltung → DSGVO Spieler (oder direkt /admin/dsgvo-spieler)

Diese Seite zeigt alle aktiven Spieler ab 14 Jahren mit ihrem Unterschriftsstatus:

| Spalte | Inhalt |

|--------|--------|

| Name | Vor- und Nachname des Spielers |

| Alter | Berechnet aus Geburtsdatum |

| Mannschaft | Aktuelle Mannschaft |

| Status | ✅ Unterschrieben / ❌ Nicht unterschrieben |

| Datum | Wann wurde unterschrieben (falls ja) |

Filter oben:

Erinnerung senden

Wenn ein Spieler noch nicht unterschrieben hat:

  1. Spieler markieren (Checkbox links) oder einzelnen Spieler auswählen
  2. "✉️ Erinnern"-Button klicken
  3. Die App generiert einen einmaligen Magic-Token
  4. Eine E-Mail wird an den Spieler/Eltern gesendet mit Link zur Signatur-Pad-Seite

Der Link sieht aus wie:

https://dein-verein.de/spieler-signatur/XXXXXXXXXXXX

Der Link ist zeitlich unbegrenzt und funktioniert ohne Login — ideal für Eltern mit kleinen Handy-Hilfskräften.

Signatur-Prozess (Spieler-Sicht)

Der Spieler öffnet den Link:

  1. Seite zeigt: Name, Mannschaft, DSGVO-Text (oder Bild)
  2. Signatur-Pad: Großes Feld zum Unterschreiben (mit Handy-Stift oder Touchpad)
  3. „Speichern"-Button klicken

Die App speichert automatisch:

Der Spieler erhält eine Bestätigung: „Unterschrift erfolgreich gespeichert"

Unterschrift revalidieren

Falls eine Unterschrift ungültig ist oder der Spieler noch mal unterschreiben soll:

  1. Admin-Seite → Spieler auswählen
  2. "Unterschrift löschen"-Button (oder direkt auf Spieler-Seite)
  3. Neuer "✉️ Erinnern"-Mail wird versendet

22. Wartelisten verwalten

Hintergrund

Die Wartelisten sind global pro Altersklasse (nicht pro Mannschaft). Wenn Interessenten anmelden, aber keine Plätze frei sind, kommen sie auf die Warteliste. Die Altersklasse wird automatisch aus Geburtsdatum + DFB-Saison berechnet (Stichtag 01.07.).

Wartelisten-Übersicht

Admin → Vereinsverwaltung → Wartelisten (oder direkt /admin/wartelisten)

Die Seite zeigt eine große Tabelle mit allen Kategorien:

| Kategorie | Einträge |

|-----------|----------|

| A | Jahrgang 2010 (U14) |

| B | Jahrgang 2011 (U13) |

| C | Jahrgang 2012 (U12) |

| D | Jahrgang 2013 (U11) |

| E | Jahrgang 2014 (U10) |

| F | Jahrgang 2015 (U9) |

| G | Jahrgang 2016 (U8) |

Klick auf eine Kategorie um die Details-Seite zu öffnen.

Einzelne Wartelisten-Kategorie

Admin → Wartelisten → „A" (oder andere Kategorie)

Hier siehst du:

Liste aller Wartelisten-Einträge:

Oben: Filter nach Status + Sortierungs-Optionen

Neuen Wartelisten-Eintrag hinzufügen

"+ Neuer Eintrag" Button

Felder ausfüllen:

| Feld | Erklärung |

|------|-----------|

| Vorname, Nachname | Spieler-Name (Pflichtfeld) |

| Geburtsdatum | YYYY-MM-DD (Pflichtfeld — bestimmt Altersklasse) |

| E-Mail Eltern | Kontakt für Benachrichtigungen |

| Telefon | Optional, für schnelle Rücksprache |

| Notiz | Spezielle Wünsche, z.B. „Will mit Kumpel zusammen spielen" |

Speichern → Eintrag erscheint sofort auf der Liste.

Von Warteliste zu Neuanmeldung

Wenn ein Platz in einer Mannschaft frei wird:

  1. Auf der Wartelisten-Seite → „Übernehmen"-Button klicken
  2. Ein Formular öffnet sich:
  1. "Zu Neuanmeldung umwandeln" klicken

Was passiert dann:

Wartelisten-Eintrag stornieren

Falls ein Interessent absagt oder nicht mehr interessiert ist:

  1. „Stornieren"-Button klicken
  2. Eintrag wird als storniert markiert
  3. Der Spieler wird aus der aktiven Liste ausgeblendet (aber nicht gelöscht — für Archiv)

Saisonwechsel-Vorschau

Feature (noch in Entwicklung): Am Ende einer Saison zeigt die App:

23. Werbung & AdSense

Zweck

Mit dieser Funktion können Sie einen Werbe-Slot im Footer einrichten — ideal für AdSense-Codes, Banner-Netzwerke oder Sponsoren-HTML. Nutzer müssen Cookie-Consent erteilen, bevor Werbung angezeigt wird (falls gewünscht).

Konfiguration

Admin → Vereins-Einstellungen → Scrolle zu 📢 Werbung / AdSense

Felder:

Aktivierung

Das Modul „Werbung / AdSense" ist standardmäßig deaktiviert. So schalten Sie es ein:

  1. Admin → Module
  2. Suchen Sie „Werbung / AdSense"
  3. „Alle aktivieren" klicken
  4. Der Werbe-Slot wird ab sofort im Footer aller Seiten angezeigt

Demo-Stack

Auf https://demo.kickdesk.de wird automatisch ein Platzhalter-Banner mit kickdesk.de-Promo angezeigt (zur Demonstration).

Hinweise

24. Lokale Sponsoren

Zweck

Verwalten Sie Vereins-eigene Sponsoren mit automatischer Banner-Anzeige im Footer und Click-Tracking. Sehen Sie Statistiken: wie oft wurde der Banner angezeigt, wie viele Klicks erhielt er?

Verwaltung öffnen

Admin → Sponsoren (oder direkt /admin/sponsoren)

Hier sehen Sie eine Tabelle aller Sponsoren mit:

Neuen Sponsor hinzufügen

+ Neuer Sponsor klicken

Felder ausfüllen:

| Feld | Erklärung |

|------|-----------|

| Name | Firmenname oder Sponsoren-Bezeichnung (Pflichtfeld) |

| Logo/Bild | JPG, PNG (hochladen) – wird im Banner angezeigt |

| Link-URL | Ziel-URL (z.B. https://example.com). Wird angeklickt, leitet die App weiter + zählt den Klick. Optional. |

| Aktiv-von | Startdatum des Sponsoring-Vertrags (YYYY-MM-DD). Optional. |

| Aktiv-bis | Enddatum des Vertrags. Nach diesem Datum wird der Banner nicht mehr angezeigt. Optional. |

| Position | Footer (Standard). Später auch Login oder Sidebar möglich. |

| Sortierung | Zahlenwert (0 = oben). Sponsoren mit kleineren Zahlen stehen vorn. |

| Aktiv | Schalter. Nur aktive Sponsoren werden angezeigt. |

| Notiz | Intern: Vertragsbedingungen, Kontaktperson, etc. |

Speichern.

Statistik & Click-Tracking

Nach dem Speichern sehen Sie in der Sponsors-Liste:

Jeder Klick auf den Banner wird über /sponsor/<id>/klick registriert und der Nutzer zur Link-URL weitergeleitet.

Sponsor bearbeiten / deaktivieren

  1. In der Liste „Bearbeiten" klicken
  2. Felder ändern (z.B. Laufzeit vorbei → Aktiv-bis-Datum setzen)
  3. Speichern

Oder Schalter auf „Inaktiv" setzen — der Banner wird sofort aus dem Footer entfernt (Statistik bleibt erhalten).

Aktivierung

Das Modul „Lokale Sponsoren" ist standardmäßig deaktiviert:

  1. Admin → Module
  2. Suchen Sie „Lokale Sponsoren"
  3. „Alle aktivieren" klicken
  4. Alle aktiven Sponsoren werden im Footer angezeigt

Hinweise

25. Backups & Datenschutz

Automatische Backups

Die App erstellt automatisch täglich um 02:00 Uhr ein Backup der Datenbank. Es werden die letzten 14 Versionen gespeichert.

Manuelles Backup erstellen

Admin → Backup

  1. Neues Backup erstellen klicken
  2. Sofortiges Backup wird erstellt und in die Backup-Liste aufgenommen
  3. Download ist sofort verfügbar

Backup herunterladen

  1. Gewünschtes Backup in der Liste auswählen
  2. Herunterladen klicken
  3. SQLite-Datenbankdatei wird heruntergeladen

Speichern Sie Backups extern (Cloud, externe Festplatte) zur Disaster-Recovery.

Datenschutz & DSGVO

Die App erfasst:

Wichtig:

26. Häufige Fragen

F: Wie setze ich das Passwort eines Trainers zurück?

Admin → Trainerverwaltung → Trainer auswählen → Passwort zurücksetzen

Der Trainer erhält eine E-Mail mit einem Resetlink.

F: Ein Spieler erscheint nicht in der Spielerliste. Warum?

Mögliche Gründe:

  1. Spieler hat Status passantrag → wird automatisch ausgeblendet
  2. Spieler ist deaktiviert oder abgemeldet
  3. Spieler wurde aus einer anderen Mannschaft zu dieser hinzugefügt, aber noch nicht durch auto_migrate() aktualisiert

→ Admin → Spieler durchsuchen und Status überprüfen.

F: Kann ich einen Spieler zwischen Mannschaften verschieben (gleiche Saison)?

Ja, über Spieler bearbeiten → Mannschaft ändern. Der alte Trainer erhält automatisch eine E-Mail mit [MID-X]-Tracking-Token.

F: Was passiert, wenn ich eine Mannschaft lösche?

⚠️ Achtung: Alle Spieler, Neuanmeldungen, Spiele und Platzierungen dieser Mannschaft werden unwiederbringlich gelöscht. Nutzen Sie stattdessen Deaktivieren, um die Mannschaft zu archivieren.

F: Wie lange speichert die App alte Daten?

Standard:

F: Muss ich beim Saisonwechsel Spieler manuell hochziehen?

Nein. Der Saisonwechsel-Prozess bietet eine optionale Funktion zum automatischen Hochziehen. Sie können Spieler auch manuell verschieben oder neue Spieler für die neue Saison erfassen.

F: Wie überprüfe ich, ob E-Mails versendet werden?

Admin → Übersicht → Kommentare & Notifikationen

Hier sehen Sie alle per imap_poller eingegangenen Antworten mit [KID-X], [MID-X], [NID-X]-Tokens.

F: Wie viele iCal-Abos sind aktiv?

Admin → Übersicht → Eltern-Portal Status

Sie sehen hier auch die Anzahl aktiver iCal-Subscriptions. Falls zu viele aktiv sind, können Sie einzelne deaktivieren (unter Eltern verwalten).

F: Was ist der Unterschied zwischen "Trainer-iCal" und "Eltern-iCal"?

F: Wie stelle ich sicher, dass Eltern ihre Spiele sehen?

  1. Spiele eintragen: In Platzvergabe (oder Spielplan-Sync von fussball.de) die Spiele anlegen
  2. Mannschaft-ID zuordnen: Sicherstellen, dass die Platzbelegung die mannschaft_id hat (nicht nur fce_team)
  3. Eltern einladen: Einladungslink an Eltern schicken
  4. iCal prüfen: Eltern können im Dashboard die iCal-URL kopieren

Falls Spiele nicht sichtbar sind → Logs checken (siehe Support).

F: Können Eltern mehrere Kinder auf einem Account haben, wenn diese unterschiedliche E-Mails haben?

Nein. Ein Account = eine E-Mail. Falls zwei Kinder unterschiedliche E-Mails haben, brauchen die Eltern zwei Accounts (oder müssen eine E-Mail vereinheitlichen).

Das System erkennt automatisch nur gleiche E-Mail-Adressen und konsolidiert diese.

F: Was passiert mit Test-Mannschaften bei der Saison-Migration?

Test-Mannschaften behalten ihr Flag. Das heißt, auch in der neuen Saison sind sie versteckt. Falls Sie eine Test-Mannschaft öffentlich machen möchten, müssen Sie das Flag manuell entfernen.

Kontakt & Support

Bei Fragen oder Problemen:

📧 E-Mail: martin@hoffknecht.de

🔗 App: https://fcerheine.kickdesk.de

Version: 1.5 | Stand: 11. Mai 2026